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Muchas son las variables que deben administrar los responsables de logística y distribución de las compañías para abastecer a sus clientes en tiempo, forma y a un costo óptimo. Aquí, algunas de las áreas o procesos con mayores oportunidades para reducir los costos logísticos:

1- Proceso de Licitaciones. Son realmente pocas las empresas que realizan un proceso de licitaciones de servicios de manera sistemática. Esto no es exclusivo de empresas pequeñas y medianas. Grandes compañías en países desarrollados pierden la disciplina de realizar estos procesos de valuación de servicio cada uno o dos años. Esto impacta de manera significativa y en millones de dólares en los costos operativos.

2- Exceso de Inventario y Obsoletos. Muchas veces se cree que al conservar la mercadería que no se vende se mantiene el valor de la misma. Hay costos de oportunidad del dinero inmovilizado y costos asociados al guardado, el control, y el mantenimiento de la mercadería en exceso u obsoleta. En algunos casos podría ser más rentable donarla que conservarla. Un correcto análisis ayuda a la toma de estas decisiones.

3- Utilización de Activos. Es importante maximizar la utilización de los activos de la compañía para evitar incurrir en mayores gastos comprando y rentando maquinaria y espacio que realmente no se necesita. Un estudio de la política de stock o de la utilización del espacio en los transportes nos dará una idea de las oportunidades de ahorro en este aspecto.

4- Estrategia de Surtido. A mayor surtido, mayores son los costos por ítem, mayores los espacios necesarios para guardar y exhibir, y más compleja será la operatoria. Es un objetivo de las áreas involucradas, encontrar el balance entre surtido y costo que optimice los beneficios para la compañía.

5- Procedimientos Operativos Estándar. Los SOPs -por sus siglas en inglés- son documentos que indican cómo debe realizarse la tarea, y resultan una herramienta muy efectiva para mantener todas las oportunidades de ahorro que se hayan detectado. El desafío está en poder implementar y sostener la nueva metodología de trabajo a través de un correcto monitoreo que permita identificar desvíos y determinar acciones correctivas.

6- Diseño de la red de distribución. Es recomendable revisar periódicamente dónde se encuentran físicamente los proveedores, dónde está ubicada la demanda, y dónde deberían estar, en un escenario ideal, los centros de producción y distribución de producto. La diferencia entre el escenario actual y el ideal nos dará información para realizar ajustes en la red actual y en la futura, de manera de optimizar distancias, costos y nivel de servicio.

7- Programas colaborativos. Una de las herramientas más prácticas para reducir costos es la comunicación fluida con proveedores y clientes. Se trata de reuniones periódicas de seguimiento de indicadores, donde se discuten en conjunto las estrategias de venta y los ajustes en los pronósticos de compra, se analizan los procesos de envío de órdenes, identificación y recepción de mercadería, etc., de manera de evitar demoras, ventas perdidas, exceso de inventario, devoluciones, y todos los costos asociados a estas ineficiencias.

8- Administración de devoluciones. Un producto devuelto genera doble costo de recepción, triple costo de envío, pérdida de ventas y descontento del cliente. Un análisis de devoluciones puede aportar información sustancial para identificar las causas raíces: incorrecta identificación de producto, falta de cumplimiento de procedimientos, tratamiento incorrecto por parte de transportistas, precio incorrecto, producto no pedido, dirección de entrega incorrecta, etc.

9- Control de Facturas. En este punto hay 2 áreas de oportunidad. La primera es que, aun transmitiendo facturas de manera electrónica, la carga en sistema se realiza de manera manual. Esto consume cantidades de recursos humanos y no asegura una precisión del 100 por ciento. La segunda es que en la mayoría de los casos se controlan algunos de los datos, como por ejemplo la tarifa de transporte por kilómetro, pero no todos, como, por ejemplo, los adicionales por espera en la descarga. Existen empresas que proveen servicio de control de facturas a un costo irrisorio.

10- Planeamiento de las compras. Este es un punto que cuenta con muchas variables y casi todas tiene impacto importante en el costo final para la compañía: pronóstico de ventas, precisión del pronóstico, acciones comerciales, tiempo de entrega, variabilidad en el tiempo de entrega, cantidad necesaria, cantidades mínimas de compra, compras de volumen, espacio disponible para guardado, costo de guardado, costo de transporte, frecuencia de revisión de stock, stock de seguridad, inventario de productos similares, disponibilidad de producto por parte del proveedor, estrategia comercial y capacidad financiera entre otras variables. A mayor surtido, mayor la complejidad de la operatoria y mayor será la necesidad de herramientas tecnológicas y de profesionales con experiencia para realizar el planeamiento de compras.

Fuente: http://www.apertura.com/negocios