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 Tuve la oportunidad de liderar dentro de Microsoft equipos en Cono Sur, Sudamérica, Américas y luego en todo el mundo durante 17 años. Esta experiencia me permitió aprender de las diferencias culturales y de forma de trabajo entre países, y hasta entre ciudades, y al mismo tiempo me llevó a desarrollar enormes aprendizajes de trabajo a distancia, creando, coordinando y liderando equipos distribuidos, trabajando desde mi casa (donde tenía armada mi oficina), desde un avión o visitando cada uno de los países. En definitiva, no importaba dónde estuviese físicamente, la oficina estaba conmigo, y más importante aún, no cambiaba nada para mi equipo.

Dado la situación actual, voy a enfocarme sólo en los aspectos de trabajo desde casa, haría algunas variaciones si incluyese aviones, aeropuertos, etc.

Lograr implementar esta forma de trabajo en una organización, como líder y como individuo, requiere tres aspectos fundamentales:

Como individuo: Establecer los hábitos y rutinas de trabajo personales, y acordarlos con el equipo

Como líder, establecer los acuerdos, hábitos, expectativas y rutinas con el equipo

Disponer de la tecnología y sistemas adecuados

Mi recomendación, es que todos en un equipo, deberían conocer bien los tres puntos, independientemente de su rol.

Quiero compartir entonces desde mi experiencia (con todo el margen de error que puede tener), cómo atender cada uno de los tres aspectos previos.

1)    Liderazgo de un equipo remoto

El liderazgo de un equipo remoto trae consigo desafíos en términos de cultura, hábitos, formas de comunicación y rutinas. El perder el contacto persona a persona no es trivial, pero tampoco es prohibitivo para un equipo efectivo.

Atendiendo el escenario de un equipo que debe comenzar ahora a trabajar desde sus casas, es responsabilidad del líder establecer los acuerdos, expectativas y rutinas adecuadas.

Soy reiterativo en el punto de establecer las expectativas, es decir, qué se espera del equipo y de cada persona; partiendo de la base que no puedo esperar algo de alguien a quién no le transmití con claridad previamente qué se esperaba. Y voy más allá, no esperar que lo implícito es obvio para todos, es trabajo del líder hacer explícito y claro lo implícito.

Mis recomendaciones son (tomarlas como referencias y ejemplos que pueden variar caso a caso):

a)      Cultura: establecer cultura de equipo distribuido requiere planificación y ejecución:

·        Establecer “puntos de contacto“ recurrentes; por ejemplo, tener una reunión semanal de sincronización, donde cada uno tiene 3 minutos para compartir (sin interrupciones): cuáles son sus prioridades, sus logros y cosas que no salieron tan bien y posibles pedidos de ayuda al equipo -todo en el contexto de esa semana.

Esto es de gran ayuda, permite que cada uno hable y sea escuchado, que cada uno pueda ordenar y compartir prioridades, que todo el equipo sepa en qué está cada uno y hacer explícito que se puede pedir ayuda a otros.

Escuchar a cada integrante del equipo y saber en “qué está cada uno” ayuda al equipo a generar confianza.

·        Ciclos de reuniones 1:1, es fundamental que el líder tenga espacios de reuniones con cada uno de los integrantes del equipo, no sólo para hablar del progreso en sus tareas, sino principalmente para ver cómo está el individuo, si tiene desafíos (laborales o personales) y darle el espacio para hablar.

Parte del desafío a atender con los dos puntos previos es suplir las charlas informales que se dan en los pasillos.

·        Instancias online de celebración o acontecimientos especiales: por ejemplo, dado el cierre exitoso de un proyecto, un acuerdo con un cliente nuevo u otra instancia del estilo, realizar una video-llamada de 15 minutos en la que sólo se hable del tema de festejo, en el que se detalle el logro, las personas involucradas y aprendizajes a compartir; en resumen, tener el espacio de celebrar y compartir, 15 minutos, online.

·        Cultura de agradecimiento: siempre es importante, pero aún más cuando no se da el contacto personal, fomentar la cultura de agradecimiento; dar gracias por una tarea realizada, cuando alguien ayuda a alguien, cuando se responde una pregunta, cuando se termina una llamada-online que fue efectiva; el agradecimiento como un gesto sincero de conectar a las personas.

·        Comunicación, abierta y proactiva: el trabajo desde casa coloca al líder en la posición de estar siempre atento a qué debe comunicar, a quiénes y en qué momento, con la premisa de que las personas se tienen que enterar de las cosas correctas, en el momento indicado y por la fuente que corresponda. La comunicación efectiva es responsabilidad específica del líder, la comunicación efectiva debe crear confianza y transparencia, evitar situaciones nocivas y construir sentido de equipo.

·        Micro-management: aquí no hay grises, el trabajo desde casa está en el otro extremo del micro-management, el trabajo desde casa se basa expectativas claras para las personas, confianza en el equipo e instancias de seguimiento planificadas.

·        No negociables: es definir ser claro y establecer los “no negociables”, aquellas acciones o comportamientos que como equipo no vamos a tolerar, por ejemplo:

- No responder a un cliente en un plazo de 4 horas hábiles

- Llegar tarde sin avisar

- No comunicar proactivamente situaciones de riesgos con clientes

- Realizar comentarios que puedan herir la sensibilidad de otra persona

- No respetar el tiempo en el que habla otra persona

- No cumplir con un deadline sin dar visibilidad previa

·        Todo lo que está fuera de la definición de las expectativas y los “no negociables”, es el espacio de flexibilidad de cada individuo.

·        “No” como respuesta tiene que ser una opción: las personas deben saber que pueden decir que “no”, que no pueden asistir a una reunión o que “no” tienen capacidad para tomar una tarea adicional; es más sano el “no”, que el sí y luego no cumplir.

·        Un punto más sobre Cultura y Liderazgo, la cultura se construye desde el ejemplo del líder, el líder es el primero que debe honrar los acuerdos y en mi caso personal, como líder, tengo la premisa de “no le pidas a alguien, lo que tú no estás dispuesto hacer o cumplir”.

b)     Reuniones / Llamadas-online:

·        Las llamadas-online comienzan en la hora en punto, de estar demorado se pide avisar con anticipación.

·        Las reuniones deben tener una agenda previamente definida, qué temas se van a hablar, y de haber temas a decidir, debería estar claro cuáles son.

·        Si aplica, enviar información previa a las reuniones para su lectura.

·        Se recomienda usar la cámara; verse las caras incrementa el nivel de conexión de los individuos con la reunión, ayudando a mantener la atención y el foco.

·        Reforzar el concepto de respetar al que habla, escuchar con atención y hablar en forma ordenada (uno a la vez).

·        Criterio del “valor agregado”: hablar cuando tengo algo distinto para decir, agregando valor, no repetir puntos previamente expresados

·        Las reuniones pueden no ser de una hora: Agendar reuniones de menos de una hora, por ejemplo 25 o 45 minutos, transmite la sensación de que el tiempo tiene que ver con qué se quiere hablar o discutir, y no el resultado aleatorio de 60 minutos por defecto. Tip adicional: si va a ser de 45 minutos, en lugar de empezar a las 14:00, que empiece a las 14:15, es la forma que realmente termine en 45 minutos

·        Si vas a estar unos minutos sin hablar, pon e mute el micrófono

·        Si hay algunas personas en una sala para la reunión, y otras varias distribuidas, es mejor que todos participen en forma distribuida, aún estando en el mismo edificio; de esa forma se evitan conversaciones en paralelo de aquellos que están físicamente en la misma sala y se genera mayor igualdad entre todos.

c)      Medios de comunicación:

·        Clarificar cuáles son los medios formales de comunicación (y las correspondientes tecnologías); por ejemplo mail y chat, pero siendo claro de cuál es el uso adecuado de cada uno, así como cuál es el tiempo de respuesta aceptable para cada medio. Parte de la claridad implica definir por ejemplo “WHATSAPP no es un medio de comunicación oficial de la compañía”

Ser claro en qué tipo de conversaciones deberían ir por qué medio, por ejemplo: aquellos puntos que requieren intercambio y discusión entre dos o más personas se realizan por chat, conversaciones complejas se tienen por video-llamadas o que el mail no es una herramienta adecuada para conversaciones interactivas

d)     El inicio del trabajo de casa:

·        Es fundamental planificar el entrenamiento de todas las personas en la tecnología que vaya a ser usada y proveer una línea de soporte a las preguntas de los usuarios.

·        Es extremadamente importante clarificar las expectativas, ciclos de seguimiento y de reuniones, acuerdos de trabajo y otros puntos mencionados previamente, compartiéndolos con todo el equipo, verbalmente y por escrito. No dejar nada implícito.

·        Identificar referentes y embajadores: encontrar dentro del equipo aquellos que tienen los mejores hábitos y prácticas, para pedirles que sean proactivos liderando desde el ejemplo y los detalles del día a día.

2)    Hábitos y Rutinas

Quizás esta sea la frase más importante de todo este post: Definir los hábitos y rutinas adecuados para mí, acordarlas con mi equipo y luego mantenerlos y cumplirlos, es la clave de la efectividad del trabajo desde casa.

Todos tenemos distintos contextos, nos concentramos y somos productivos de distintas formas y tenemos diferentes rutinas y demandas personales.

Enumero aquí algunas recomendaciones prácticas:

a)      Encontrar un lugar adecuado en casa para trabajar: preferente donde me sienta cómodo, a gusto; tomar en cuenta el poder tener una llamada-online sin ruidos (ni para mí, ni para los otros participantes) y prender la cámara en el ambiente en que esté (herramientas como Microsoft Teams o Zoom permiten difuminar el fondo)

b)     Crear una rutina de trabajo: tomar definiciones del estilo voy a trabajar en tales rangos horarios, voy a tomar tales pausas y reflejar todas estas en un calendario compartido; hacer saber a mi equipo en qué momentos estoy disponible, en qué momento estoy en reuniones, en cuáles concentrado en algo y en cuáles estoy en un momento de descanso o “no disponible”. Aquí la tecnología que utilice es un posible facilitador de esto, pero definitivamente es importante generar esta claridad y transparencia con mis colegas.

Tip: Tener un buen calendario compartido con mi equipo y colegas donde cada actividad que requiere tiempo de mí, se ve reflejado en el mismo (desde una reunión, hasta un break, ir a buscar a mi hija al colegio o hacer una llamada).

Tip2: no necesariamente la información de mi calendario tiene que estar pública para todos, para algunos puedo compartir todo, para otros simplemente si estoy libre u ocupado.

c)      En casa pero como en la oficina: es útil (hasta como reflejo físico) el cambiarse y aprontarse igual que si fuera a la oficina, eso genera todo un efecto en nosotros que nos ayuda a entrar en modo-trabajo.

d)     Ayuda de la familia: en ese sentido, también necesitamos que nuestra familia entienda cuando estamos en modo-trabajo, y que conozca esos mismos rangos horarios de los que hablamos antes, necesitamos que todos nos ayuden para poder respetar nuestras rutinas. Un cartelito en la puerta de “estoy trabajando” o una agenda pegada en la pared con los rangos horarios puede ayudar. Hacerlos respetar empieza por nosotros mismos.

e)     Llamadas-online: hablé antes de los criterios de efectividad de una llamada-online como equipo, ahora, desde nosotros individuos, partiendo de la base que se cumplen los anteriores, nuestra responsabilidad es:

·        Cumplir los acuerdos de cómo manejar la conversación

·        Escuchar atentamente y no interrumpir

·        Deshabilitar durante el tiempo de la llamada-online todas aquellas distracciones posibles; idealmente el celular en “Do not disturb”, el cartelito en la puerta de “estoy en reunión”

f)       Respeto: así como esperamos que respeten nuestros horarios y hábitos, el respeto empieza por uno;

·        respetar los horarios y espacios de los otros

·        respetar cumpliendo los compromisos de tareas y entregas

·        respetar respondiendo comunicaciones o pedidos en un tiempo adecuado

·        respetar pidiendo a otros las cosas con claridad de qué se necesita y con tiempos razonables

·        respetar cuidando cuál es el medio de comunicación para decir las cosas

Prácticas de productividad personal

Prácticas, hábitos y tips de productividad son aplicables en todos los contextos (muchos saben que esto es una obsesión para mi), quiero enfatizar aquellos que son netamente indispensables en el trabajo en casa:

a)      Tiempo enfocado: tener espacios de ~30 minutos en los que estoy 100% enfocado en una tarea, cerrando el mail y cualquier otra notificación, poniendo el celular en “Do not disturb” y poner el cartelito de “estoy concentrado” en la puerta. Usar este tiempo para realizar aquellas cosas que realmente requieren tiempo de foco y calidad: analizar una decisión importante, escribir una pieza de código, redactar un memo, contestar un mail importante o leer algo complejo.

Un gran tip: poner el despertador del celular a los 30 minutos, para evitar el efecto ansiedad de estar mirando cuánto tiempo falta; al poner la alarma, podemos poner 100% de atención en la tarea sabiendo que cuando el tiempo pase tendremos la alerta

b)     Lista de tareas: armar una lista sencilla de tareas tiene dos grandes impactos positivos:

·        Tener claramente identificado qué debo hacer en el día, nos permite enfocarnos en las cosas correctas.

·        Avanzar en la lista de tareas, e ir viendo como vamos “tachando” las tareas completadas nos genera un “sense of achievement” (sentido de que completamos las cosas) que tiene como recompensa en nuestro cerebro la liberación de energía adicional para continuar (Dopamina).

Tip: comenzar a armar la lista de tareas desde el día anterior, es más fácil listar y priorizar cuando aún no “estamos en el baile”.

c)      Tiempo de relax: planificar conscientemente espacios de 10-15 minutos para distraerse (por ejemplo: escuchando música), planificar el relax y la distracción ayuda a que nuestro cerebro no nos fuerce a distraernos por agotamiento.

d)     Disminuir al mínimo las distracciones: notificaciones del celular, mails innecesarios, etc, cada distracción hace que volver a la tarea en la que estábamos tenga un alto costo.

Por mi experiencia, obviamente mi contacto más cercano es con Office 365, pero por mi vínculo con múltiples empresas conozco muy bien Zoom, Slack, Google Suite, Skype y Dropbox.

Office 365 es el conjunto de herramientas (Teams, Outlook, OneDrive, etc), que en mi opinión, proveen el mejor set de funcionalidades, todas integradas y todas disponibles con la misma experiencia como usuarios en PC, Mac, Android, iOS y Web.

Si tuviera que hacer la lista de cuáles son las características fundamentales para poder trabajar remoto en términos de tecnología diría que son:

a)      Herramienta de chat colaborativa:

·        que permita tener grupos previamente creados y grupos que se generan dinámicamente para una conversación breve entre más de dos personas

·        repositorio común de archivos, donde un archivo en un chat es editado por varios, en forma versionada y sin necesidad de ir mandando múltiples versiones como a juntos

·        disponer a un clic de llamada o video llamada, pudiendo compartir la pantalla

·        posibilidad de grabar la llamada y el video para luego compartir con otros colegas

·        posibilidad de poder enviar audios por el chat

·        poder contactar a todos los miembros de la organización directamente

Todas estas funcionalidades son las que considero claves para poder tener una comunicación remota efectiva.

En estas cosas “el diablo está en los detalles”, con lo cual la ausencia de alguna funcionalidad, o el pensar que distintas funcionalidades las resuelvo con distintas herramientas hace perder las funcionalidades como un todo-integrado, lo cual disminuye significativamente el valor.

Microsoft Teams provee todas estas características integradas.

b)     Archivos disponibles en todos lados: siempre fue indispensable para mi contar con mis archivos “everywhere-everydevice”, personalmente tengo mi cuenta de “Office 365 Home”, que además de darme todas las herramientas me habilita 1 Tera de almacenamiento.

OneDrive es la tecnología de almacenamiento que utilizo, cuenta con una app en el PC (o Mac, Android, iOS) que sincroniza todos mis archivos con la nube.

Permite elegir qué carpetas quiero que estén sólo en la nube y cuáles quiero que también estén “bajadas” a mi PC, siendo que ambas versiones están siempre sincronizadas. Esto lo puedo hacer con varios dispositivos a la vez; por ejemplo, ciertas carpetas las tengo sincronizadas en mis dos notebooks, y todo accesible desde mi iPhone y mi iPad, eventualmente también acceso a algún archivo desde el Web.

Una característica clave es, dado el caso que estoy trabajando con una presentación, un documento o un Excel, poder pasarle a alguien más el link, para que lo abra y pueda editar (si le doy permisos) y no solo poder trabajar en conjunto, sino también saber que ese link es siempre la última versión; evitando por ejemplo el caso común de tener que buscar cuál era el último adjunto en los mails para tener la versión actualizada.

c)      Lista de Tareas: comenté antes de la importancia de gestionar nuestras tareas, existen infinidad de herramientas para gestionar tareas, yo creo que aquí es muy importante equilibrio entre funcionalidad y simplicidad, mis requisitos básicos para la lista de tareas son:

·        Poder en dos clics (o dos touches en el celular) crear una tarea

·        Para aquellas que quiera, ponerles un día / hora de recordatorio

·        Poder priorizarlas

·        Tenerlas sincronizadas entre todos mis dispositivos

“To Do” es mi herramienta elegida y la que uso en el día a día, tiene además la funcionalidad adicional de que gracias a su integración con Outlook, al marcar un mail con un Flag automáticamente pasa a verse como una tarea en To Do.

d)     Calendario compartido: no va a ser sorpresa que diga que uso el calendario de Outlook, puedo desatacar una cantidad de funcionalidades, pero me voy a detener en la que se destaca para el trabajo colaborativo a distancia: el calendario compartido.

·        Elijo un grupo de personas que ven la totalidad de mi calendario (profesional y personal)

·        Otro grupo que ven solamente cuándo estoy disponible y cuándo ocupado

e)     Mail: hoy puede dar la sensación de que todo mail es suficientemente bueno o todos son lo mismo, yo creo enfáticamente que no. Sí es realidad que hay dos que lideran en capacidades Office 365 y Gmail.

Enumero un conjunto de capacidades que considero fundamentales (además de las obvias):

·        Buen motor de reglas que permita que los correos de la gente de mi equipo aparezcan destacados

·        Filtros automáticos de los correos en los que debería enfocarme

·        Shortcut (comandos de teclas rápidas) que me permitan hacer más de una operación a la vez tocando un par de teclas

·        Filtro de correos con riesgo de “phishing”

·        Integración con otras herramientas como chat, almacenamiento online, etc.

·        Aplicación de “escritorio” (PC o Mac) y para celular (Android o iOS) con todas las funcionalidades incluidas (además de tener una versión web complementaria)

En este escenario, es que el mail de Office 365 y Outlook (en cualquier dispositivo) considero que es la mejor opción. De hecho Outlook en Android y iOS es la mejor opción de App (obviamente es free), aún usando correo de Gmail.

f)       Dispositivos: quizás suene obvio, pero además de un buen PC o Mac y es fundamental buenos auriculares (headsets); tener muchas horas de llamadas-online es solamente tolerable si escuchamos bien (y ayudamos a los otros a que nos escuchen bien), limpio, sin ruidos, etc.

Reflexiones finales

Luego de tener la oportunidad de ser parte y liderar equipos regionales y globales durante tantos años, con diferencias culturales y hasta 18 horas de diferencia, mi experiencia es que es perfectamente posible.

Cada uno de los puntos que comparto aquí creo que son relevantes, creo que la tecnología sin los aspectos culturales no alcanza, creo que el compromiso de cada individuo sin el liderazgo necesario no funciona; cada punto aquí no son piezas opcionales, creo que es el todo-necesario para que el trabajo desde casa sea posible.

Cuando me refiero al líder, es importante decir que es el líder del equipo y el liderazgo de toda la compañía, todas esas partes tienen que estar alineadas en cultura, hábitos, expectativas y acuerdos.

Varios de los aspectos aquí expresados van más allá del trabajo desde casa, aspectos de liderazgo, de respeto o de hábitos aplican en todos los escenarios, pero éstos se hacen aún más críticos en el escenario no-presencial.

En resumen, ojalá esto contribuya a quienes quieren avanzar en el trabajo desde casa.

FUENTE LINKEKIN.COM